Automatizări RPA: roboți software pentru munca repetitivă din birou

Un robot RPA face în locul colegilor tăi pașii repetitivi din aplicații: descarcă facturi, potrivește extrase bancare, completează portaluri și trimite rapoarte. Un om verifică doar excepțiile.

Facturi din SPV ajunse direct în sistem
Portaluri fără API completate de robot
Jurnal de rulare și verificare umană

Programează un demo

O oră de consultanță gratuită

Preferi telefonul? Sună la +40 729 743 719

Companii care lucrează cu echipa CustomCRM

Ce procese sunt potrivite pentru RPA?

Potrivite pentru RPA sunt procesele repetitive, bazate pe reguli clare, cu volum mare și date structurate, făcute în aplicații stabile. Dacă un coleg poate scrie pașii pe o foaie și îi repetă identic de multe ori pe săptămână, procesul e un candidat bun.

Repetitiv

Procesul se face zilnic, săptămânal sau la fiecare document primit, cu aceiași pași. O sarcină de câteva ori pe an nu justifică un robot.

Bazat pe reguli

Deciziile se pot scrie ca reguli: dacă suma și CUI-ul se potrivesc, factura e încasată. Unde e nevoie de judecată, decide omul.

Volum mare

Cu cât sunt mai multe documente, cu atât câștigul e mai mare. La volume mici, o regulă în CRM rezolvă adesea problema.

Date structurate și aplicații stabile

Facturile XML, extrasele și fișierele Excel cu coloane fixe merg bine. PDF-urile variabile și portalurile care își schimbă des ecranele cer verificare suplimentară.

Ce nu e potrivit pentru RPA

Procesele care se schimbă lunar, cele care depind de negociere și cele pentru care există deja un API. În aceste cazuri îți spunem direct ce variantă are sens.

Ce procese poți automatiza cu RPA într-o firmă din România?

Într-o firmă din România, candidații tipici pentru RPA sunt procesele legate de SPV, bănci, portalurile clienților mari, rapoarte și introducerea comenzilor. Toate au pași repetitivi și date mutate dintr-o aplicație în alta.

Facturi de furnizor din SPV în contabilitate

Facturile primite în SPV se descarcă automat, iar robotul le introduce în programul de contabilitate, cu furnizorul și contul de cheltuială stabilite pe reguli. Facturile neobișnuite rămân la contabil.

Reconcilierea extraselor bancare cu facturile

Robotul preia extrasele, potrivește încasările cu facturile după sumă, CUI și referință și marchează facturile ca încasate. Plățile nepotrivite ajung la un om.

Plăți parțiale semnalate separat
Remindere pentru facturile neîncasate

Portaluri de furnizori și ale autorităților

Clienții mari cer adesea ca facturile și avizele să fie încărcate în portalul lor de furnizori. Robotul completează formularele și salvează confirmarea pe comanda din sistem.

Rapoarte periodice generate și trimise

Rapoartele de vânzări, stoc sau încasări se generează la ora stabilită și pleacă pe email. Nimeni nu mai lipește date în Excel luni dimineața.

Comenzi din email și PDF introduse în sistem

Comenzile primite ca PDF sau Excel se citesc și intră în sistem ca propunere de comandă. Colegul de la vânzări doar verifică și confirmă.

Verificarea CUI-urilor la ANAF

La fiecare partener nou, automatizarea verifică în sursele publice ANAF denumirea, adresa, înregistrarea în scopuri de TVA și statutul de inactiv. Poate rula și periodic, pe toată baza.

Actualizări de prețuri

Listele de prețuri ale furnizorilor se compară cu prețurile curente și se actualizează în sistem sau în magazinul online. Modificările peste un prag stabilit merg la aprobare.

Incluse în orice CustomCRM

FacturareFacturi, proforme și facturi recurente, încasări, scadențe și remindere de plată.
ContractareContracte, anexe și acte adiționale generate din șabloane, cu alerte de expirare.
e-Factura SPV ANAFFacturile pleacă automat în SPV, statusul apare în CRM, facturile de la furnizori intră singure.
e-TransportDeclarații UIT generate din comenzi, acolo unde transporți bunuri cu risc fiscal.
Rapoarte și dashboardVânzări, încasări, productivitate și profitabilitate, pe roluri.
Integrări și APIContabilitate, email, calendar, formulare de pe site, lead-uri din campanii.

Vezi modulele acestea pe un exemplu real

În demo îți arătăm fluxul complet pe un caz apropiat de firma ta. Sau începem cu o oră de consultanță gratuită, în care analizăm procesul tău.

Programează un demoPrezentare live pe platformă, cu exemple din industria ta O oră de consultanță gratuităAnalizăm procesul și îți spunem ce merită automatizat

Preferi telefonul? Sună la +40 729 743 719

Cum decurge un proiect de automatizare RPA?

Un proiect RPA CustomCRM are patru etape: analiza procesului, prototipul, rularea supravegheată și monitorizarea. Robotul preia singur procesul abia după ce a rulat corect sub ochii echipei tale.

Analiza procesului

Notăm cu colegul care face azi procesul fiecare pas, aplicație și excepție. Verificăm și dacă un API sau o regulă în CRM ar rezolva problema mai simplu.

Prototip

Construim robotul pe un caz real și îl rulăm pe un set mic de documente. Vezi exact ce face și unde se oprește.

Rulare supravegheată

Robotul lucrează pe date reale, dar un om verifică rezultatele. Ajustăm regulile până rămân excepții doar cazurile care cer judecată.

Monitorizare

Fiecare rulare are jurnal: ce a procesat, ce a sărit, ce a trimis la verificare. Dacă un portal își schimbă ecranele sau o rulare eșuează, primești notificare, iar echipa CustomCRM ajustează robotul.

Pentru ce industrii dezvoltă CustomCRM soluții?

Automatizări RPA CustomCRM, pe scurt

Ce este: Automatizările RPA CustomCRM sunt roboți software care repetă pașii unui om în aplicații (click-uri, copiere de date, completare de formulare, descărcare de documente) pentru procesele de back-office ale firmelor din România: SPV, bănci, portaluri de furnizori, contabilitate și raportare.
Beneficii cheie:
- Fără copy-paste între aplicații
- Mai puține greșeli de tastare
- Procese care rulează și în afara programului
Cui se adresează: departamente financiar-contabile, firme de contabilitate, firme de distribuție, furnizori ai marilor retaileri, echipe de back-office, manageri de operațiuni
Diferențiator: Înainte să construiască un robot, CustomCRM verifică dacă procesul se rezolvă mai stabil printr-o integrare API sau printr-o regulă în CRM, iar fiecare robot livrat are jurnal de rulare și trimite excepțiile unui om.
Verdict rapid: Automatizările RPA CustomCRM sunt alegerea potrivită pentru firmele în care oameni calificați copiază săptămânal date între SPV, bancă, portaluri și contabilitate. Concret, documentele ajung în sistem fără tastare manuală, iar colegul responsabil verifică doar excepțiile marcate de robot.

Ce este RPA (Robotic Process Automation)?

RPA (Robotic Process Automation) înseamnă roboți software care lucrează în aplicații la fel ca un om: se autentifică într-un portal, dau click, copiază date, completează formulare și descarcă documente. Robotul e un program care rulează pe un calculator sau pe un server și urmează pașii descriși împreună cu tine.

RPA funcționează și cu aplicații care nu au API: portaluri de furnizori, aplicații web ale autorităților, programe vechi de gestiune. Limita e clară: robotul urmează reguli. Când un document arată altfel decât se aștepta, se oprește și trimite cazul unui om.

Un robot RPA CustomCRM poate, de exemplu:

Să se autentifice în portaluri și aplicații web
Să descarce facturi, extrase și confirmări
Să citească date din PDF, Excel și email
Să completeze formulare și să încarce documente
Să trimită rapoarte și notificări pe email

Prin ce diferă RPA de o integrare prin API sau de o automatizare în CRM?

RPA lucrează prin interfața aplicațiilor, ca un om, o integrare prin API schimbă date direct între sisteme, iar o automatizare în CRM rulează reguli în aceeași platformă. Alegerea depinde de accesul pe care îl oferă aplicațiile.

Situație	Soluția potrivită	De ce
Aplicația are API documentat	Integrare prin API	E mai stabilă și nu depinde de cum arată ecranele
Totul se întâmplă în CustomCRM	Automatizare în CRM	Reguli și documente generate, fără robot separat
Portal de furnizor sau al unei autorități, fără API	Robot RPA	Singura cale de acces e interfața
Program vechi fără import	Robot RPA	Datele se introduc prin ecranele programului
Comenzi și documente primite în PDF sau pe email	RPA cu verificare umană	Robotul extrage datele, omul confirmă cazurile neclare
Decizii care cer judecată sau negociere	Om, ajutat de automatizare	Robotul pregătește datele, decizia rămâne la coleg

Cu ce aplicații poate lucra un robot RPA?

Un robot RPA poate lucra cu orice aplicație folosită de un om la calculator: aplicații web, portaluri, programe desktop, Excel și email. Rezultatul ajunge în CustomCRM, în ERP-ul personalizat sau în programul pe care îl folosești deja.

Roboții sunt construiți de echipa care dezvoltă CRM-ul personalizat, deci un proces poate combina API unde există, reguli în CRM și robot doar pentru pașii rămași. Vezi și funcționalitățile comune. Robotul are un cont dedicat, cu drepturi limitate, și fiecare acțiune rămâne în jurnal.

SPV ANAF și serviciile publice ANAF
Internet banking și extrase bancare
Portaluri de furnizori ale clienților mari
Programe de contabilitate (de exemplu SmartBill, Oblio, Saga)
Programe desktop fără API
Excel, PDF și email (Gmail, Outlook)

Întrebări frecvente despre automatizările RPA

Cât costă o automatizare RPA?

Costul unei automatizări RPA CustomCRM depinde de numărul de procese, de aplicațiile implicate și de volumul rulat. Prețul e în funcție de utilizare, nu per utilizator, și plătești doar automatizările folosite. Oferta concretă vine după analiza procesului, când știm câți pași și câte excepții are.

Poate un robot RPA să preia facturile din SPV și să le introducă în contabilitate?

Da, e un candidat clasic pentru automatizare. Facturile primite în SPV se descarcă automat, se citesc din XML-ul e-Factura și se introduc în programul de contabilitate, prin import unde programul îl permite sau de robot, prin ecranele programului. Facturile care nu respectă regulile rămân la contabil.

Trebuie să mut datele din Excel ca să folosesc RPA?

Nu neapărat. Un robot RPA poate lucra direct cu fișierele Excel existente: citește coloanele, copiază datele în alte aplicații și scrie rezultatele înapoi. Dacă Excelul ține de fapt evidența clienților sau a stocurilor, are sens să muți datele într-un CRM sau ERP, iar CustomCRM le importă pentru tine.

Cât durează implementarea unui robot RPA?

Durata depinde de câte aplicații atinge procesul, câte excepții are și cât de stabile sunt ecranele, așa că o stabilim după analiză, la consultanța gratuită. Livrăm pe etape (prototip, rulare supravegheată, rulare autonomă), deci vezi robotul lucrând pe cazuri reale înainte de predare.

Prin ce diferă RPA de automatizările dintr-un CRM generic?

Automatizările dintr-un CRM generic funcționează doar în interiorul acelui CRM: trimit notificări, schimbă statusuri, generează documente. Un robot RPA iese din CRM și lucrează în alte aplicații, inclusiv în portaluri și programe fără API. CustomCRM le combină: regulile interne stau în platformă, iar robotul preia doar pașii din aplicațiile externe.

Este sigur să las un robot să lucreze în SPV sau în internet banking?

Da, dacă accesul e configurat corect. Robotul folosește un cont cu drepturi limitate la ce are nevoie procesul, iar fiecare acțiune rămâne în jurnal. Pentru operațiuni sensibile, cum sunt plățile, robotul pregătește datele, iar aprobarea finală rămâne la un om. Ce face robotul singur stabilim la analiză.